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僕の会社がテレワークはじめました

とある広告代理店が、事務所引き払って完全テレワーク化、その準備と実行、そして感想の全記録!

1 順序を間違えるな! まずはクラウド化〜導入検討篇

Q どうしてテレワーク?

社員15人の広告代理店。
販売促進の企画やデザイン制作業務等を行っています。

僕を含め営業&企画が3人、デザイナーが7人。営業&企画はそれぞれ顧客をもち、案件を担当する。外出が多く、ささいな用事(事務所のデスクトップPCでないと見れない書類が見たい、とか)で事務所に戻らなければならない、などの点で効率が悪いと感じていました。
かたや、デザイナーは基本的にずっと事務所での作業。

業務を効率化するため、少しずつクラウド化していくうちに、渋谷の一等地に事務所を借りている意義はあるのだろうか?という雰囲気になってきたので、思い切ってテレワークにすることになったのです。

 

Qテレワークって、つまり…

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 ⇧こちらはネットオフィスという働き方を推進しているワイズスタッフという会社の画像。本社から、在宅でできる仕事を選んで在宅ワーカーに発注する‘従来型テレワーク’と、業務のほとんどをIT化して、通常のすべての業務がテレワークで行える‘ネットオフィス型テレワーク’の違いを明確に図にしてくれています。

僕の会社はまさにこのネットオフィス化を行ったのです。

Q そもそもなぜクラウド化したかった?

クラウド化とは、Gmailグループウェア、チャット、GoogleDrive、Skypeなどのアプリを活用し、コミュニケーションを活性化して、情報をオープン&シェアすることです。

すべての書類をクラウド化することで、みんなで情報をシェアすることができる。すると、例えば誰が、どんな案件を握っていて、その進行状況は、などがひと目でわかる。「あの人、そういえば以前、あれが欲しいって言ってたよ」「その案件すすめるなら、3年前に僕が作った企画書、使います?」等、助け舟を出しやすくなり、「知らなかったから」で起こる二度手間を極力排除できる。

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 ⇧こちらもワイズスタッフのサイトより。テレワークオフィスの業務の仕組みです。

 

 さらに、業務全体が見渡せると、他人と自分を比べることもでき、「思っているよりも、自分は案件抱えてないのか。もっと仕事やらないとな」とハッパをかけることになったりもした。そして、それにより、案件が増えた。さらに煮詰まったときも、他の人に相談しやすくなったとも思う。

 クラウド化した書類(顧客管理、請求書、見積書等)は、個人個人がエクセルで作った書類を持っているよりも、断然検索しやすく、データ&書類が埋もれるということがなくなる。「あれ、どこかのメールに書いてあったけど…」などの、検索するのが億劫な、だけど探せば絶対ある情報って、いっぱいありませんか?  

 

クラウド化ついでにCRMを導入した!

CRM(Customer Relationship Management)は、顧客情報を一元的に管理し、分析して顧客との関係強化をはかるシステムのこと。

これを導入することで、簡単に言うと、社内のすべての人が、すべての案件を同時に見ることができます。それぞれの担当がそれぞれの顧客を持ち、それぞれに管理する…という従来のやり方をなくし、オープン&チーム化することで無駄をなくすのです。

さらに顧客情報を単なるデータ化しただけのものが従来の管理方法だとしたら、そこから分析まで行うのがCRMです。

 顧客管理だけでなく、社員の日々の行動、案件の管理などすべて入力して、みんなで共有できるようにします。

例えば

  • 顧客管理
  • 案件管理
  • 見積書・請求書
  • 売上管理
  • 金管
  • 商品管理
  • 在庫管理
  • 集計と分析

これら全て、一度の入力ですべてのデータベース(行動予定表、案件管理、顧客管理…等々)に反映されるシングルインプット&マルチアウトプットが実現したら、社内の風通しはずいぶんよくなります。

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ソリッド システム ソリューションズ社のサイトにあるCRMの説明は、わかりやすいです。顧客情報をすべての部門で即座に見れるようにして、さらに分析も進め、より深く顧客と関わっていこうということですね。

 

詳しいことはこちらのサイト、営業ラボなど、どうぞ。
 うちはZOHOを使っています。このダウンロードページでは、CRMを解説した漫画が読めます!

 

会社の業務をテレワークにするなら、なによりもまず業務をクラウド化することが肝心です。
クラウド化し、モバイル化し、そのあとでテレワーク化、という順序です。

 

Q 導入効果としてはどんなことを見込んでいた?

  • 事務所家賃ゼロ
  • 通勤ゼロ
  • 集中力アップ
  • 取引先、仕入先への説明
  • 家族との時間が増える
  • どこでも働ける

このへんはみなさんご想像の通り、という感じですね。
では次から具体的に何をしたのか、お伝えします。