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僕の会社がテレワークはじめました

とある広告代理店が、事務所引き払って完全テレワーク化、その準備と実行、そして感想の全記録!

2準備篇〜具体的に何をしたか?

まずしたことは?

1 自宅環境調査

そもそも一番最初、「うちの会社、テレワーク化できるのかな?」と思って、社員さんたちにアンケートを取りました。
項目は

  • 自宅PCの種類、台数
  • プリンタの有無
  • ネット回線
  • Wi-Fi
  • 勤務可能な環境か?
  • その他(机や椅子はあるか? 近隣がうるさくて自宅で仕事はしづらい等)

 その他の項目では、

「モノを増やしたくないので、プリントはコンビニでまかないたい」
「私もモノは増やしたくないのですが、プリンターはやはり必要かも…」
「作業スペースが狭いので不安。椅子は購入しなくてはいけないかも。在庫等を置くスペースはありません」
「携帯電波が入りづらく、携帯メール受信不可」
「出力での校正チェックは必要だと思うので、プリンターが欲しいです。でもスペースに難あり…」

などの声が寄せられました。
プリンターがどうしても必要だと思われる人には、会社の経費で購入しました。回線不安定な人は、外(リージャスやスタバ)での時間を多く過ごしてもらっています…。

そして、快適に自宅で仕事できる環境にあるのかどうか、確認させてもらうため、自宅でのワークスペースの写真を撮ってきてもらいました。

 

2 リスト作りは必須

物品リスト

事務所内にあるものすべてを書き出し、●品名、●状態(社有かリースか)、●数量、●処分方法、●その手続き の項目でリスト化。

心配事リスト

テレワーク化にあたって、ふと湧いた疑念を、思いついた人が共有ファイルに書き込み、リスト化しました。

・電話応対はどうするのか? 
・勤怠チェックの方法は? 
・自宅勤務による光熱費増加分は会社で負担してくれるの?

ちなみに、うちは、月間の労働時間に応じて、テレワーク手当を支給することにしました。
 200時間以上→5,000円
 150時間以上→4,000円
 100時間以上→3,000円
 50時間以上→2,000円
 25時間以上→1,000円
 25時間未満→500円 

・社用車は継続か?廃止か?
本当はいらないけど、社長が個人的に使っている。でも本当はカーシェアで十分だと思う。

・書類に社判が必要な場合は?
「今度持ってきてください」と社長に言う。
社判がすぐに必要なことはあまりないから、これで今のところ平気。
もしくは、クラウドで印鑑のやりとりするサイトもある。今後必要なら導入する予定。

・重要書類の保管場所は?
社長の自宅にうつしました。倉庫かりてもよいが。

・名刺に印刷する住所はどこにする?
リージャスのレンタルオフィスの住所、電話番号。 

…等々。

 

3 事務所退去を大家さんに通達

 退去するとき、什器は残して退去する居抜きができないか大家に相談したが、結局、期日までに借り手がつかなかった。でも現状復帰するなら借りたいといってくれた方がいたので、大慌てで什器を処理。かかった日数約一週間。デスクなど大型家具はそのまま放置して業者に片付けてもらいました。

 大変だったのは書類の仕分け。

1捨てる 

2自宅に持ち帰る 

3社長の自宅に送る 

 の3つに分類。3週間くらいかけて少しずつ少しずつ進めました。大量の紙を捨てて、紙の書類がいかに場所をふさぐか、痛感。僕は個人的に、「紙、いらないよね?」派です。「最後は紙の書類で確認しないとだめじゃない?」という向きには、単なる慣れの問題でしょ?と異を唱えているので、なおさら紙不要論を強く確信しました。

 

4 顧客、業者に連絡

 顧客全員に「うちは来月からテレワークになります」とは連絡していません。さしあたり、どうしても話さざるを得ない人にだけ話しました。なので、あとになって「いや、実はうち先月からテレワークで、事務所ないんですよ」と事後連絡になるお客さんも結構いました。でもみなさん、こちらが思ってるほど大きな反応はなく、「あー、いいですねえ~」という声が多かったです。

「さぼっちゃわない?」が、必ず聞かれること。「でも忙しいんで、さぼれないんですよ」と答えています。実際、そんな感じです。

 

5 ヴァーチャルオフィスの契約

 電話受付業務、事務所の登記用住所(=名刺に刷る)を借りるためにリージャスと契約。電話受付と住所借りのほか、全国いたるところにあって、図書館的に使えるワークスペースがあり、会議用のスペースも借りれるので、便利に使っています。

 

6  iPhone支給

外で仕事するときの通信環境を整えるため、そして事務所電話の代わりとしてiPhoneを支給しました。

 

7 マルチディスプレイ

紙に頼っていると、テレワーク化は難しいです。
その紙(書類)の受け渡しが必要になるからです。でも、仕事環境がマルチディスプレイでないと、紙をなくした作業は厳しい。左の書類をみながら、右のPCに打ち込む的な仕事ができないからです。マルチディスプレイは確実に仕事の効率をあげます。
なので、うちではテレワーク化前から、全スタッフのマルチディスプレイ化は行っていて、自宅でもその環境を構築してもらいました。

 

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⇧僕のマルチディスプレイ

 

8ネットFAXの活用

これも“テレワーク化には紙不要”論に基づいています。
NTTのBizFAXを利用することにしました。これは契約した電話番号(うちの場合は、登記用に借りたリージャスの番号)に来たファクスをPDF化して、指定したアドレスにメールで送ってくれるというものです。
うちは、スタッフ全員のメーリングリストに送ってもらっています。

 

 

就業規則の整備

始業時間と終業時間は以前と同じ9時~18時で、昼休憩1時間。

テレワーク手当の支給。

申告すれば、買い物、子供の迎え等の中抜けはOK。

勤怠管理はなにかしらの仕組みが必要だとは言いながら、とりあえずは性善説(みんな、ちゃんと正直に働いてくれるであろう)にのっとったままスタート…。

 

では、いよいよ新体制スタートです!