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僕の会社がテレワークはじめました

とある広告代理店が、事務所引き払って完全テレワーク化、その準備と実行、そして感想の全記録!

3 テレワークを機能させるために大事なこと

 

では、うまく実現するためには何に気をつけなければいけないか?

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アデコホームという会社の、テレワークに関する調査です。テレワークについて、一般的なメリット&デメリットがあげられています。

勤怠管理をきちんとしなければ

性善説で今までと同じ自己申告でいいが、例えば途中で買い物行くなら、きちんと申告してもらう等。買い物に行くことは禁止しない。

うちの勤怠管理はSkypeスプレッドシートです。
チャットで始業終業をそれぞれ告げてもらい、スプレッドシートに始業・終業・休憩時間を報告しています。

コミュニケーションを密にとる

iPhoneとラップトップPCを支給しました。
取引先とのやりとりや指導での電話代がかかるだろうし、自宅でなく外(カフェ)で仕事することもあるだろう、そのときに通信環境を整えるためです。
いつでもどこでも働いてもらうため、という捉え方もできますが…。

以前も使っていたが、グループウェアをさらに活用する

社内のメールをなくしたい。●●さんお疲れ様です等の挨拶を書くのが無駄で、いざあのときのメールはどこだっけ?と探すのは、かなり時間をとられることだと思う。 

チャットツールを活用

電話会議にもSkype。なにか聞きたいことがあるときも、メールより簡単に聞けるからSkypeを使う。(緊急度の高いものは電話で)
SkypeでなくてもHangoutやチャットワークなどのチャットツールであればいいと思います。

  

なぜ実現できたか?

コストパフォーマンス

クラウド化、およびモバイル化、情報を一元化、共有化、見える化をしようと思ったら、10年前なら数百万円以上かかっただろうが、今は無料や激安でできる。
無駄な挨拶が多く、案件が散らばりがちなメール、データが探しにくいエクセルの多用をやめる業務の効率化が、ほとんど無料でできるなんて、どうしてこれをやらないのか?

例えばプリンターなんかも、わざわざ家で買うこともなく、ネットプリントを活用すればいい、と思います。最近話題ネットプリント、PCで作った書類をセブンイレブンのプリンターで印刷するというものですが、使い勝手も抜群で、僕は以前から愛用しています。書類をドラッグすれば、暗証番号がiPhoneに送られてきて、あとは店に行って、その暗証を入れれば印刷できる。便利です。

 

 

トップの決断

うちの社長は、「外で見積もりが作れたり見れたりするのはいいねえ」というところに興味を持ち、クラウド化を決断しました。
トップや経営陣が興味を持つところは千差万別ですが、クラウド化を推進していった結果、うちの社長は、全社テレワーク化する前に東京から沖縄へと移住していきました。

役職呼称の廃止

もともとうちは“さん”づけだったのだが、これを期に明確に役職呼称を廃止することにした。
社長とか部長とかで呼んでいると、メールひとつ打つにも手間がかかりませんか。
必要以上に上下関係を意識させ、コミュニケーションのハードルをさげることができる。よって、風通しのよい社風を作ることができる。

抵抗勢力への対応

社内には必ず「テレワーク必要なし」「新しい取り組みに消極的」という人が一定数いる。
それを解消するにはトップが上からきっちり言う。
「ランニングチェンジで…」「とりあえずは既存方法と並行して…」ではなく、きっぱりとシステムチェンジをはかることが大事だと僕は思う。

 

まとめ〜なぜ必要なのか?

f:id:teleboku:20170315075123p:plain⇧テレワーク導入を支援するライフネスのサイトから。

 
人材維持に必要

うちにも小さな子どもを育てながら働くデザイナーが数人いる。
保育園も入りにくい昨今、働き方の多様化に対応した会社を作らないと、それを望む優秀な人材を逃すことになる。

会社存続に必要

テレワーク化により、フットワークを軽くしておき、つねに時代の流れに対応できる体勢を作っておく。
会社の頭と体を柔らかくしておくことが大事!

情報のリスクヘッジ

震災を経験して、重要書類等を一箇所に集めておくことの危険性を痛感しました。
それならクラウド化してあげておいたほうが安心では?